01 Siapa kami
Hamlah Asia adalah penyedia layanan pengaturan perjalanan (land arrangement) yang beroperasi dari Madinah, Arab Saudi. Kami membantu jemaah menyiapkan akomodasi, transportasi, dan administrasi perjalanan.
Dalam UU PDP, Hamlah Asia berperan sebagai pengendali data pribadi untuk data yang dijelaskan di halaman ini. Artinya, kami yang menentukan data apa yang dikumpulkan dan bagaimana data itu dipakai.
02 Data yang kami kumpulkan
Kami mengumpulkan data berikut hanya ketika Anda mendaftar, menghubungi kami, atau mengikuti perjalanan.
| Data | Dipakai untuk | Tampil di halaman publik? |
|---|---|---|
| Nama lengkap | Identitas peserta dan dokumen perjalanan. | Tidak. Halaman publik hanya menampilkan inisial, misalnya F***i. |
| Nomor iqamah atau paspor | Verifikasi identitas dan pengurusan izin perjalanan. | Tidak pernah. |
| Kewarganegaraan | Menentukan jalur izin dan visa yang diperlukan. | Tidak. |
| Nomor WhatsApp | Komunikasi pendaftaran dan informasi keberangkatan. | Tidak pernah. |
| Kategori peserta (Ailah atau Uzzab) | Penempatan kursi prioritas. | Tidak. Kategori hanya memengaruhi kursi yang tersedia. |
| Hubungan dengan ketua rombongan | Pengelompokan rombongan dan pembagian kamar. Data ini opsional. | Tidak. |
| Kursi dan kamar | Pembagian tempat duduk dan kamar. | Ya, dalam bentuk inisial beserta nomor kursi atau kamar. |
| Data pembayaran | Pencatatan DP, pelunasan, dan pembukuan. | Tidak. |
| Catatan internal | Tindak lanjut operasional dan jejak audit. | Tidak. |
| Token akses pribadi | Tautan halaman pribadi peserta. | Hanya melalui tautan pribadi yang kami kirim kepada Anda. |
| Alamat IP dan informasi browser | Pencegahan penyalahgunaan dan keamanan formulir pendaftaran. | Tidak. |
Kami tidak meminta alamat rumah, nomor rekening pribadi, atau data lain yang tidak diperlukan untuk perjalanan. Data jemaah tidak disimpan di repositori kode atau layanan publik mana pun.
03 Tujuan pemrosesan
Data Anda kami pakai untuk hal-hal berikut:
- Mendaftarkan peserta dan menahan kursi selama proses konfirmasi.
- Menyusun denah kursi, pembagian kamar, dan daftar peserta.
- Menerbitkan dokumen perjalanan dan membantu pengajuan surat izin perjalanan (rihlah).
- Menghubungi Anda soal pembayaran, jadwal, dan perubahan perjalanan.
- Menyimpan catatan pembayaran dan audit untuk kewajiban pembukuan.
- Membuat dokumentasi foto atau video, hanya dengan izin terpisah dari Anda.
Kami tidak memakai data Anda untuk iklan, tidak menjualnya, dan tidak mengirimkannya ke pihak lain di luar kebutuhan perjalanan yang Anda minta.
04 Dasar pemrosesan
Kami memproses data pribadi atas dasar berikut:
- Persetujuan Anda. Persetujuan diminta pada langkah pertama pendaftaran, dengan penjelasan tujuan pemakaian data.
- Pelaksanaan layanan. Sebagian data diperlukan agar kami dapat menyiapkan perjalanan, menerbitkan dokumen, dan mencatat pembayaran yang Anda minta.
- Kewajiban hukum. Catatan pembayaran disimpan lebih lama untuk memenuhi kewajiban pembukuan.
Anda dapat menarik persetujuan kapan saja. Penarikan tidak membatalkan pemrosesan yang sudah dilakukan sebelum permintaan diterima.
05 Berapa lama kami menyimpan
Masa simpan belum disahkan pemilik. Angka pada tabel di bawah adalah usulan operasional. Setelah ditetapkan, halaman ini diperbarui dan angka tersebut menjadi komitmen kami.
| Data | Disimpan sampai | Setelah itu |
|---|---|---|
| Data peserta (nama, iqamah, WhatsApp) | Setidaknya 6 bulan setelah tanggal kepulangan. | Dianonimkan (nama diganti Jemaah, nomor identitas dan WhatsApp dihapus). |
| Draf pendaftaran (termasuk IP dan informasi browser) | 90 menit. | Dihapus otomatis. |
| Bukti pembayaran | 5 tahun. | Disimpan untuk kewajiban pembukuan. |
| Kasyf rukkab (daftar peserta) dan rooming list | 1 tahun. | Dihapus. |
| Dokumentasi foto dan video | Selama dipakai untuk promosi dan izin masih berlaku. | Dihapus bila izin dicabut. |
| Log audit | 2 tahun. | Dihapus. |
| Cadangan basis data | 30 hari bergulir. | Dihapus otomatis. |
Data peserta pada perjalanan yang sudah selesai dianonimkan setidaknya 6 bulan setelah tanggal kepulangan. Proses ini dijalankan manual oleh admin: tinjau dengan tools/retention.py --dry-run, lalu terapkan dengan tools/retention.py --apply.
06 Siapa yang dapat mengakses
Akses ke data dibatasi sesuai kebutuhan. Tabel berikut menunjukkan siapa yang dapat melihat apa.
| Siapa | Dapat melihat | Cara |
|---|---|---|
| Publik | Tanggal trip, denah kursi dengan inisial, dan informasi layanan. Sisa kursi hanya ditampilkan bila fitur itu diaktifkan. | Halaman publik tanpa login. |
| Peserta | Data miliknya sendiri. | Tautan pribadi yang panjang dan tidak dapat ditebak. |
| Admin Hamlah Asia | Data peserta dan pembayaran. | Login, sesi, dan token keamanan (CSRF) di host terpisah. |
| Vendor transportasi | Nama dan nomor identitas peserta pada kasyf rukkab. | Berkas, bukan akses ke sistem. |
| Vendor hotel | Rooming list: nama dan tipe kamar, tanpa nomor identitas. | Berkas terpisah. |
Kami tidak menjual data dan tidak membagikannya untuk pemasaran. Pihak lain hanya menerima data yang diperlukan untuk layanan yang Anda minta.
07 Hak Anda
Sebagai subjek data, Anda berhak:
Mendapat informasi
Mengetahui data apa yang kami proses dan untuk apa.
Mendapat salinan
Meminta salinan data pribadi yang kami simpan tentang Anda.
Meminta koreksi
Memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
Meminta penghapusan
Meminta data Anda dihapus, kecuali data yang wajib kami simpan untuk pembukuan atau kewajiban hukum.
Menarik persetujuan
Menarik persetujuan pemrosesan kapan saja.
Mengajukan keberatan
Meminta pembatasan atau mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu.
Kirim permintaan melalui kontak di bagian Kontak. Sertakan nama, nomor WhatsApp yang dipakai saat mendaftar, dan tanggal trip. Kami menjawab paling lambat 14 hari setelah permintaan diterima. Kami dapat meminta bukti identitas secukupnya untuk mencegah penyalahgunaan.
08 Keamanan
Langkah yang kami jalankan:
- Situs dan formulir pendaftaran diakses melalui HTTPS.
- Akses admin dibatasi dan memakai login, sesi, serta token keamanan (CSRF).
- Tautan pribadi peserta memakai token panjang yang tidak dapat ditebak. Token ini setara kata sandi, jadi jangan dibagikan ke grup umum.
- Cadangan basis data disimpan 30 hari bergulir dan dihapus otomatis.
- Data jemaah tidak disimpan di repositori kode atau layanan publik.
- Tidak ada Google Analytics atau pelacak pihak ketiga di halaman pendaftaran. Halaman ini juga tidak memuat iklan atau pelacak pihak ketiga.
- Kami tidak memakai cookie iklan. Pilihan bahasa di situs disimpan di penyimpanan lokal browser Anda, bukan di server kami.
Jika terjadi kebocoran data, kami mencatat kejadiannya, menghentikan penyebabnya, dan memberi tahu pihak yang terdampak. Bila diwajibkan, kami melaporkannya kepada otoritas terkait.
09 Perubahan kebijakan
Kami dapat memperbarui halaman ini ketika layanan atau aturan berubah. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini beserta tanggal pembaruannya.
Perubahan yang memengaruhi hak Anda akan kami beritahukan melalui WhatsApp atau email terdaftar sebelum berlaku.
Versi 1.0 — 3 November 2026.
10 Kontak
Untuk pertanyaan, permintaan salinan, koreksi, atau penghapusan data, hubungi kami:
- +966 53 410 7609
- Lokasi
- Madinah, Arab Saudi
Kami menjawab paling lambat 14 hari setelah permintaan diterima.
11 Bukan PPIU
Hamlah Asia adalah penyedia layanan perjalanan yang berbasis di Madinah. Kami membantu pengurusan administrasi perjalanan, termasuk pengajuan surat izin perjalanan (rihlah) dan pendampingan ibadah. Kami bukan Penyelenggara Perjalanan Ibadah Umrah (PPIU) berizin. Penerbitan izin dan persetujuan perjalanan berada sepenuhnya pada pihak berwenang (institusi, platform Nusuk, dan otoritas terkait). Harga dan jadwal dapat berubah sesuai ketersediaan hotel dan transportasi.
Untuk layanan yang memerlukan izin, kami bekerja sama dengan pihak berizin.