Syarat dan Ketentuan — Hamlah Asia

01 Identitas usaha dan kontak

Hamlah Asia (حملة آسيا) adalah penyedia jasa perjalanan lokal (land arrangement) dan pendampingan administrasi perjalanan ibadah yang beroperasi dari Madinah Al-Munawwarah, Kerajaan Arab Saudi.

Pernyataan Kepatuhan Hukum (Bukan PPIU): Hamlah Asia bukan Penyelenggara Perjalanan Ibadah Umrah (PPIU) berizin sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah. Kami tidak menghimpun dana setoran umrah dan tidak memberangkatkan jemaah secara langsung dari wilayah Republik Indonesia tanpa kemitraan PPIU resmi. Segala penerbitan izin ibadah, visa, dan tasreh berada pada wewenang pihak berwenang (institusi terkait, platform Nusuk, dan Kementerian Haji & Umrah Arab Saudi).

Nomor Induk Berusaha (NIB) / Legalitas Badan Usaha: . Hamlah Asia tidak mencantumkan NIB fiktif. Hingga legalitas resmi terdaftar secara definitif, kegiatan operasional dilaksanakan sebagai entitas usaha perorangan penyedia jasa perjalanan lokal di Madinah.

Rekening Bank Resmi: Bank , nomor rekening , atas nama . Pembayaran hanya sah apabila dikirimkan ke nomor rekening resmi yang tertera pada faktur penagihan resmi admin.

Kemitraan PPIU Berizin: . Hamlah Asia tidak mencantumkan nama atau atribut logo badan usaha PPIU mana pun sebelum ditandatanganinya nota kesepakatan tertulis yang sah.

Untuk komunikasi resmi, pertanyaan administratif, dan konfirmasi pemesanan, hubungi kami melalui saluran berikut:

WhatsApp: +966 53 410 7609
Email
Domisili Usaha: Madinah Al-Munawwarah, Kerajaan Arab Saudi
Titik Kumpul: Depan Masjid Nabawi, Pintu 21, Madinah (pukul 06.00 waktu setempat, atau sesuai instruksi admin per trip)

02 Definisi layanan

Dalam syarat dan ketentuan ini, istilah-istilah di bawah ini memiliki pengertian sebagai berikut:

Hamlah Asia (“Kami”): Pengelola dan penyedia fasilitas perjalanan lokal (land arrangement), akomodasi, transportasi darat, dan bimbingan lapangan di Arab Saudi.
Peserta atau Jemaah (“Anda”): Setiap individu, keluarga, atau rombongan yang mendaftar, membayar, dan tercatat dalam manifes peserta perjalanan Hamlah Asia.
Layanan Trip: Paket perjalanan darat mencakup akomodasi hotel, transportasi bus antar-kota, dan pendampingan ibadah yang diselenggarakan secara berkala.

Komponen yang Termasuk dalam Paket

Transportasi bus pariwisata ber-AC resmi selama rute perjalanan yang disepakati.
Akomodasi hotel di kota tujuan sesuai pilihan paket kamar (Quad / 4 orang, Triple / 3 orang, atau Double / 2 orang per kamar).
Air mineral dan konsumsi sesuai rincian penawaran pada masing-masing jadwal trip.
Pendampingan perjalanan dan bimbingan ibadah (mutawwif / tour leader) berbahasa Indonesia.
Bantuan administratif persiapan berkas (asistensi surat izin rihlah institusi kampus dan panduan teknis permohonan tasreh platform Nusuk).

Komponen yang TIDAK Termasuk dalam Paket

Tiket pesawat internasional dari dan menuju Kerajaan Arab Saudi.
Biaya penerbitan visa, perpanjangan visa, dan denda keimigrasian pribadi peserta.
Asuransi perjalanan komersial di luar perlindungan standar yang melekat pada visa atau institusi peserta.
Pengeluaran pribadi (layanan binatu/laundry, telepon, kelebihan bagasi, belanja pribadi, serta konsumsi di luar menu rombongan).
Biaya transportasi tambahan atau penginapan pribadi akibat keterlambatan peserta di luar jadwal rombongan.

Batasan Wewenang Perizinan: Hamlah Asia berkedudukan sebagai pihak yang membantu penyiapan berkas administratif. Persetujuan dan penerbitan izin perjalanan (rihlah) dari kampus/kantor serta izin ibadah (tasreh Umrah dan tasreh Raudhah) dari platform Nusuk merupakan kewenangan mutlak pihak institusi dan Kementerian Haji & Umrah Arab Saudi. Kami tidak pernah menjanjikan atau memberikan jaminan bahwa permohonan izin pasti disetujui.

03 Prosedur pendaftaran dan konfirmasi kursi (ditahan 6 jam)

Pendaftaran program perjalanan Hamlah Asia dilakukan melalui alur sistematis sebagai berikut:

Pengisian Formulir Pendaftaran: Peserta mengisi data diri secara lengkap, benar, dan akurat melalui sistem pendaftaran daring resmi di daftar.hamlahasia.app, mencakup nama lengkap, nomor identitas (Iqamah/Paspor), nomor WhatsApp aktif, serta tipe kamar yang diinginkan.
Pemilihan Nomor Kursi: Peserta memilih posisi kursi pada denah bus yang masih tersedia di sistem.
Penahanan Kursi Selama 6 Jam: Setelah formulir berhasil dikirim, sistem secara otomatis akan menahan kursi yang dipilih selama tepat 6 (enam) jam. Status reservasi berada dalam masa tunggu konfirmasi pembayaran (pending confirmation).
Batas Waktu Pembayaran DP: Peserta wajib melakukan konfirmasi dan mengirimkan bukti pembayaran uang muka (DP) kepada admin sebelum masa penahanan 6 jam berakhir.
Pembatalan Otomatis: Apabila masa 6 jam terlampaui tanpa adanya konfirmasi pembayaran DP yang sah, sistem akan melepaskan penahanan kursi secara otomatis tanpa pemberitahuan sebelumnya, dan kursi tersebut kembali terbuka untuk dipesan oleh peserta lain.
Penerbitan Konfirmasi dan Tautan Pribadi: Setelah pembayaran DP diverifikasi oleh admin, status pemesanan disahkan (confirmed) dan peserta menerima tautan akses pribadi berformat /p/<token> untuk memantau status pesanan, rincian kursi, dan pelunasan.

Tautan pribadi peserta memuat token keamanan unik yang berfungsi setara kata sandi. Peserta dilarang membagikan tautan tersebut ke grup obrolan publik guna mencegah penyalahgunaan data.

04 Pembayaran (DP dan pelunasan)

Ketentuan keuangan dan tata cara pembayaran diatur sebagai berikut:

Struktur Biaya Paket

Biaya perjalanan dihitung per orang berdasarkan konfigurasi paket kamar yang dipilih (Quad, Triple, atau Double). Nilai nominal biaya perjalanan yang berlaku mengacu pada angka resmi yang tercantum di sistem saat pemesanan.

Uang Muka (DP)

Uang muka ditetapkan sebesar 50% (lima puluh persen) dari total nilai pemesanan perjalanan. Pembayaran DP wajib diselesaikan dalam kurun waktu 6 jam masa penahanan kursi agar pemesanan tidak gugur.

Batas Akhir Pelunasan

Pelunasan sisa biaya perjalanan (50%) wajib dibayarkan paling lambat H-2 (dua hari sebelum tanggal keberangkatan) pukul 23.59 Waktu Riyadh. Keterlambatan pelunasan tanpa persetujuan tertulis dari admin memberikan hak kepada Hamlah Asia untuk membatalkan keikutsertaan peserta secara sepihak dan menerapkan ketentuan denda pembatalan.

Mata Uang dan Rekening Resmi

Pembayaran dilakukan dalam mata uang Saudi Riyal (SAR) atau mata uang Rupiah (IDR) berdasarkan nilai konversi yang disetujui bersama. Seluruh setoran hanya diakui sah apabila ditransfer ke rekening resmi:

Peringatan Rekening Resmi: Rekening bank resmi Hamlah Asia: bank , nomor rekening , atas nama . Pembayaran hanya sah jika ditujukan ke rekening bank yang tercantum pada faktur resmi admin Hamlah Asia. Kami tidak bertanggung jawab atas kerugian akibat pengiriman dana ke rekening perorangan atau pihak ketiga di luar instruksi resmi.

Peserta wajib menyimpan dan mengirimkan salinan bukti transfer yang sah kepada admin. Bukti pembayaran disimpan oleh sistem selama 5 tahun guna keperluan pencatatan dan kepatuhan pembukuan.

05 Pembatalan, perubahan, dan denda

Peserta memahami bahwa komitmen pemesanan akomodasi hotel, kontrak armada transportasi bus, dan administrasi perjalanan dilakukan jauh hari sebelum tanggal keberangkatan. Setiap permohonan pembatalan harus disampaikan secara tertulis melalui WhatsApp resmi admin Hamlah Asia.

Status Usulan Kebijakan Pengembalian Dana: Skema persentase dan jangka waktu pengembalian dana di bawah ini merupakan usulan kebijakan operasional yang dirancang berdasarkan aturan sistem dan biaya komitmen vendor. Skema ini berstatus draf usulan hingga disahkan secara definitif oleh pemilik usaha.

Usulan skema pengembalian dana pembatalan trip Hamlah Asia
Kondisi / Batas Waktu Pembatalan	Persentase Pengembalian Dana (Usulan)	Keterangan Biaya & Alokasi
Pembatalan lebih dari 14 hari sebelum keberangkatan (> 14 hari)	dari total biaya perjalanan	Selisihnya dialokasikan untuk menutup biaya administrasi reservasi dan operasional awal.
Pembatalan 3 sampai 14 hari sebelum keberangkatan (3–14 hari)	50% dari total biaya perjalanan Usulan	Potongan 50% diberlakukan karena pemesanan kamar hotel dan transportasi telah dikunci ke pihak vendor.
Pembatalan kurang dari atau sama dengan H-2 pukul 23.59 Waktu Riyadh (≤ H-2)	0% (tidak ada pengembalian dana) Usulan & Aturan Sistem	Seluruh biaya perjalanan telah dibayarkan penuh kepada operator bus dan pihak hotel serta tidak dapat ditarik kembali.
Tidak hadir di titik keberangkatan tanpa pemberitahuan (No-Show)	0% (hangus) + Denda ketidakhadiran	Dikenakan denda ketidakhadiran sebesar SAR 100 per trip sesuai ketentuan sistem.
Pembatalan resmi oleh pihak Hamlah Asia (kuota tidak terpenuhi atau penutupan izin otoritas)	100% (pengembalian penuh seluruh dana)	Pengembalian utuh tanpa potongan biaya administrasi, diproses dalam 7–14 hari kerja demi menjaga amanah jemaah.

Denda Pembatalan dan Ketidakhadiran

Sesuai dengan ketentuan operasional sistem, pembatalan sepihak setelah batas waktu atau ketidakhadiran di titik kumpul tanpa pemberitahuan sah (no-show) dikenakan denda sebesar SAR 100 per trip (atau disesuaikan dengan ketentuan khusus pada trip terkait).

Perubahan Jadwal dan Pengalihan Kursi

Pengalihan ke Peserta Pengganti: Peserta dapat mengalihkan hak kursinya kepada orang lain selambat-lambatnya H-3 sebelum tanggal keberangkatan, dengan syarat peserta pengganti memenuhi seluruh ketentuan dokumen (Iqamah berlaku ≥ 3 bulan) dan disetujui oleh admin.
Kondisi Darurat Medis: Peserta yang berhalangan hadir akibat sakit berat mendadak (disertai surat keterangan resmi dari fasilitas kesehatan berizin) dapat mengajukan permohonan penjadwalan ulang (reschedule) ke kelompok keberangkatan berikutnya, bergantung pada ketersediaan kursi dan persetujuan manajemen.

Tata Cara Pengembalian Dana

Pengembalian dana (refund) yang telah disetujui akan ditransfer kembali ke nomor rekening asal pengirim dalam waktu 7 hingga 14 hari kerja. Segala biaya administrasi transfer antar-bank atau lintas negara menjadi tanggungan peserta.

06 Kewajiban peserta (iqamah berlaku minimal 3 bulan)

Demi kelancaran perjalanan, kepatuhan hukum di pos pemeriksaan (checkpoint), dan kenyamanan seluruh rombongan, peserta wajib mematuhi ketentuan berikut:

Keabsahan Dokumen Kependudukan

Masa Berlaku Iqamah: Peserta mukimin di Kerajaan Arab Saudi wajib memiliki kartu identitas Iqamah yang masih berlaku minimal 3 (tiga) bulan terhitung sejak tanggal pelaksanaan perjalanan.
Status Izin Tinggal Sah: Peserta menjamin bahwa status iqamah berada dalam keadaan aktif, legal, tidak dalam status bermasalah (huruub / pelarian), dan tidak sedang dikenai sanksi pencekalan (travel ban).
Keluarga dan Tanggungan: Peserta yang mendaftarkan anggota keluarga (istri, anak, atau kerabat) wajib memastikan seluruh anggota keluarga memiliki dokumen izin tinggal atau visa kunjungan keluarga yang sah dan masih berlaku.

Izin Perjalanan Institusi dan Sponsor

Mahasiswa / Pelajar: Wajib memproses dan mengantongi surat izin perjalanan (surat izin rihlah) resmi dari pihak universitas atau ma’had masing-masing sebelum keberangkatan.
Pekerja / Karyawan: Wajib memastikan telah memperoleh izin bepergian ke luar kota dari pihak sponsor / perusahaan (kafeel) apabila kategori profesi peserta mensyaratkannya.

Kepatuhan Aplikasi Nusuk

Peserta bertanggung jawab memiliki akun aktif pada platform resmi Nusuk di telepon genggam masing-masing.
Peserta wajib memastikan kepemilikan izin ibadah resmi (Tasreh Umrah dan Tasreh Ziarah Raudhah), baik diajukan secara mandiri maupun dibantu oleh tim Hamlah Asia sesuai kuota resmi yang tersedia.
Peserta wajib membawa dan dapat menunjukkan kode QR izin Nusuk yang valid kepada petugas pengawas di lapangan saat diminta.

Tata Tertib dan Ketepatan Waktu

Peserta wajib hadir di titik kumpul yang telah ditentukan (area depan Masjid Nabawi Pintu 21 Madinah) tepat pada waktu yang ditentukan (pukul 06.00 waktu setempat, atau sesuai petunjuk admin).
Peserta wajib mematuhi instruksi ketua rombongan, pemandu perjalanan, dan mutawwif demi keselamatan dan kelancaran seluruh rangkaian ibadah.
Peserta wajib menjunjung tinggi adab Islami, ketertiban umum, dan norma hukum yang berlaku di Kerajaan Arab Saudi selama perjalanan.

07 Batasan tanggung jawab

Tanggung jawab Hamlah Asia dibatasi pada hal-hal yang berada dalam kendali operasional langsung kami sebagai penyedia jasa perjalanan lokal. Batasan tanggung jawab mencakup:

Tindakan dan Keputusan Otoritas Pemerintah

Hamlah Asia tidak bertanggung jawab atas kerugian, denda, penolakan izin di pos pemeriksaan (checkpoint), pembatalan izin oleh aplikasi kementerian, penahanan, atau deportasi yang dialami peserta akibat ketidaklengkapan dokumen, iqamah kedaluwarsa, pelanggaran izin tinggal, maupun masalah hukum pribadi peserta dengan otoritas Kerajaan Arab Saudi.

Keadaan Kahar (Force Majeure)

Hamlah Asia dibebaskan dari segala tuntutan ganti rugi atau kompensasi atas keterlambatan, pembatalan, atau perubahan rute perjalanan yang diakibatkan oleh kejadian di luar kendali wajar (Force Majeure), meliputi:

Bencana alam, gempa bumi, banjir, badai pasir ekstrem, atau cuaca buruk yang membahayakan keselamatan transportasi darat.
Kebijakan penutupan akses jalan raya, penutupan area suci, atau pembatasan kuota darurat oleh kepolisian dan otoritas keamanan Arab Saudi.
Kondisi darurat nasional, perang, huru-hara, kerusuhan, tindakan terorisme, atau embargo militer.
Wabah penyakit menular, pandemi, krisis kesehatan publik, atau pemberlakuan karantina wilayah resmi oleh pemerintah.
Kerusakan mekanis mendadak pada armada transportasi di jalan raya, di mana Hamlah Asia berkomitmen untuk mengupayakan armada pengganti secepat mungkin.

Barang Bawaan dan Bagasi Pribadi

Peserta bertanggung jawab penuh atas keamanan dan pengawasan barang berharga, uang tunai, perhiasan, paspor, kartu iqamah, dan bagasi pribadi masing-masing. Hamlah Asia tidak bertanggung jawab atas kehilangan, kecurian, kerusakan, atau tertukarnya barang bawaan peserta di dalam kendaraan, kamar hotel, maupun lokasi ziarah.

Keterlambatan Peserta Sendiri

Apabila peserta tertinggal oleh rombongan bus di titik awal keberangkatan atau tempat peristirahatan (rest area) akibat kelalaian atau ketidakdisiplinan peserta terhadap jadwal yang telah disepakati, seluruh biaya transportasi mandiri untuk menyusul rombongan menjadi tanggung jawab pribadi peserta.

08 Dokumentasi dan izin foto

Ketentuan dokumentasi kegiatan perjalanan diatur dengan prinsip penghormatan terhadap privasi:

Pengambilan Dokumentasi: Tim dokumentasi Hamlah Asia dapat mengambil foto dan rekaman video kegiatan rombongan selama perjalanan untuk keperluan arsip laporan perjalanan dan materi informasi resmi.
Persetujuan Publikasi: Foto atau rekaman video yang memperlihatkan wajah peserta secara jelas hanya akan ditayangkan pada media promosi publik (situs web, akun media sosial resmi @hamlahasia, atau brosur penawaran) dengan persetujuan sukarela dari peserta terkait.
Perlindungan Privasi Keluarga dan Akhwat: Hamlah Asia menerapkan kehati-hatian ketat dalam pengambilan dan penayangan dokumentasi yang melibatkan rombongan keluarga (ailah) dan jemaah wanita (akhwat), demi menjaga kehormatan syar’i dan privasi peserta.
Hak Penarikan Izin (Takedown): Peserta berhak mengajukan keberatan atau meminta penghapusan materi publikasi yang memuat foto dirinya kapan saja dengan menghubungi kontak resmi kami. Tim kami akan segera menindaklanjuti dan menurunkan materi terkait.

09 Penyelesaian sengketa dan hukum yang berlaku

Tata cara penanganan keluhan dan penyelesaian sengketa diatur dengan prinsip keadilan dan transparansi:

Musyawarah untuk Mufakat

Segala bentuk perselisihan, perbedaan penafsiran, atau keluhan yang timbul sehubungan dengan pelaksanaan syarat dan ketentuan ini diselesaikan terlebih dahulu melalui jalan musyawarah secara kekeluargaan dengan iktikad baik dan berlandaskan prinsip syariat Islam.

Prosedur Penyampaian Keluhan

Peserta yang hendak menyampaikan keluhan resmi wajib mengirimkannya secara tertulis melalui saluran kontak resmi Hamlah Asia selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah tanggal kepulangan perjalanan, disertai bukti faktur pemesanan dan bukti pendukung yang jelas.

Hukum yang Mengatur (Governing Law)

Operasional Lapangan di Arab Saudi: Pelaksanaan teknis perjalanan, kontrak akomodasi hotel, transportasi bus darat, dan kepatuhan ziarah tunduk pada hukum positif dan regulasi perhajian serta pariwisata yang berlaku di Kerajaan Arab Saudi.
Perikatan Konsumen dan Perlindungan Data: Aspek perikatan keperdataan, hubungan konsumen, dan pelindungan data pribadi tunduk pada hukum dan peraturan perundang-undangan di Republik Indonesia (termasuk Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi No. 27 Tahun 2022) sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan hukum di tempat pelaksanaan layanan di Arab Saudi.

Forum Mediasi

Apabila penyelesaian secara musyawarah mufakat tidak tercapai dalam kurun waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak keluhan tertulis diterima, para pihak sepakat untuk menempuh penyelesaian sengketa melalui forum mediasi yang disepakati bersama oleh kedua belah pihak.

10 Tanggal berlaku

Syarat dan ketentuan ini mulai berlaku secara efektif terhitung sejak tanggal 3 November 2026 dan mengikat seluruh pihak yang melakukan pendaftaran dan pemesanan layanan perjalanan Hamlah Asia sejak tanggal tersebut.

Pembaruan Ketentuan

Hamlah Asia berhak melakukan peninjauan, penyesuaian, dan pembaruan terhadap syarat dan ketentuan ini sewaktu-waktu guna menyelaraskan dengan pembaruan regulasi otoritas Kerajaan Arab Saudi, Kementerian Agama Republik Indonesia, maupun penyempurnaan sistem operasional layanan kami. Versi terkini yang berlaku mengikat adalah versi yang dipublikasikan pada halaman ini.

Apabila terdapat perubahan material yang memengaruhi hak dan kewajiban peserta yang telah melakukan reservasi terkonfirmasi, kami akan memberitahukan perubahan tersebut secara langsung melalui pesan WhatsApp atau email resmi sebelum tanggal keberangkatan.

Riwayat Dokumen

Versi 1.0 (3 November 2026): Penerbitan perdana dokumen Syarat dan Ketentuan layanan Hamlah Asia, mencakup kerangka pembayaran, pembatalan, kewajiban iqamah 3 bulan, dan batasan tanggung jawab operasional.